Natłok obowiązków, tempo życia i stres nie sprzyjają produktywności, która jest przecież niezbędna do tego, aby móc się rozwijać i być usatysfakcjonowanym z tego, co robisz. Coraz więcej osób ma problem z tym aspektem, a tu rzutuje na jakość pracy, ale również na życie prywatne. Problemy z wykonywaniem obowiązków generują mnóstwo nerwów, które odbijają się na samopoczuciu, zdrowiu i relacjach. Kiedy można powiedzieć, że jesteś produktywny? Skąd mogą brać się problemy z produktywnością i jak im zaradzić?
Produktywność – co to? Czy jesteś produktywny?
Produktywność jest to umiejętność wydajnego korzystania z dostępnego czasu, a także energii i wszelkich zasobów, które masz. Odnosi się to zarówno do sfery zawodowej, jak i prywatnej. Cechę te mierzy się między innymi poprzez rezultaty naszych działań, realizację zamierzonych celów czy czas, jaki musisz poświęcić na wykonanie jakiegoś zadania.
Chcąc określić własną produktywność, trzeba przyjrzeć się kilku obszarom swojego życia codziennego. Służą do tego wskaźniki dobrze obrazujące to, jak wykorzystujesz swój czas i potencjał.
Na co więc zwrócić uwagę?
- Zrealizowane cele – czy wyznaczasz sobie cele? Jeśli tak, to jaką część z nich ostatecznie osiągasz? Może wszystkie, a może jedynie pojedyncze? Wysoki współczynnik realizacji celów świadczy o produktywności, niemniej należy pamiętać, że ma na to wpływ wiele czynników, w tym to, jak duże są to zadania, co jest wymagane do ich wykonania czy jak wiele celów stawiasz sobie jednocześnie.
- Efektywne wykorzystywanie czasu – ile czasu poświęcasz na wykonanie danego zadania? Ile powinno Ci to zająć, zakładając że masz ku temu idealne warunki? Czy odkładasz zrobienie czegoś? Czy umiesz się skupić na realizacji tego celu?
- Nawyki – w jaki sposób działasz na co dzień? Czy masz listę priorytetów? Co najbardziej zajmuje Twoją uwagę? Czy stosujesz przerwy lub wyznaczasz sobie określony czas na wykonanie danego zadania?
- Potencjał – każdy z nas w jakimś stopniu jest w stanie ocenić swój potencjał. Oczywiście trzeba wziąć pod uwagę krzywe zwierciadło, w którym na siebie patrzymy. Czasem bowiem po prostu się nie doceniamy. Możesz jednak zauważyć myśli typu „jestem w stanie to osiągnąć, jeśli odpowiednio się postaram”. Poza tym zadaj sobie pytanie, czy jesteś zadowolony z efektów pracy, którą wykonałeś? Czy nie jesteś dla siebie zbyt surowy lub wręcz przeciwnie – pobłażliwy?
Co może wpływać na produktywność?
Jeśli nie jesteś zadowolony ze swojej produktywności, być może powinieneś przyjrzeć się kilku aspektom, jakie towarzyszą Twojej codziennej rutynie.
Po pierwsze, jak wygląda Twoja organizacja czasu? Planowanie to jedna z ważniejszych rzeczy w realizacji celów. Jeśli nie masz harmonogramu pracy, nie dzielisz zadań na mniejsze w pewnych odstępach czasowych i nie ustalasz priorytetów, na pewno trudniej jest Ci zrealizować cele. Wówczas nie motywujesz się do regularności, a zadanie wykonujesz dopiero w momencie, jak poczujesz prawdziwą presję.
Drugim obszarem jest motywacja. Choć wiele osób twierdzi, że nie istnieje, a jest jedynie silna wola, w rzeczywistości trudno jest nie zgodzić się z tym, że potrzebujemy, aby coś nas pchało do wykonania zadań. Wówczas możemy zwiększyć swoje zaangażowanie, bo widzimy powód, dla którego mamy coś zrobić. Odrębną kwestią jest oczywiście pasja i lubienie tego, co się robi, jednak nie oszukujmy się – produktywności najbardziej potrzebujemy w tym, czego nie robimy tylko dla samej przyjemności.
Przyjrzyj się również swoim nawykom i temu, na ile koncentrujesz się na zadaniach. Być może masz za dużo rozpraszaczy, które stale odciągają Twoją uwagę i spychają realizację celów na dalszy plan. A może właśnie przyzwyczaiłeś się do działania pod presją? Może wykonujesz wiele rzeczy na raz? W jakich porach dnia najczęściej zabierasz się za wykonanie zadania? Uwierz, że ma to olbrzymi wpływ na to, jak produktywny jesteś.
Ostatnią, ale prawdopodobnie najważniejszą kwestią jest zdrowie, zarówno to fizyczne, jak i psychiczne. Wyczerpany organizm nie ma sił do tego, aby pracować na pełnych obrotach. Zmęczony umysł nie może skupić się na zadaniu. Złe samopoczucie czasem wprowadza organizm w tryb przetrwania i utrudnia wykonywanie czynności, które nie należą do podstawowych. Zadbaj więc o odpowiednią ilość snu i jego jakość, o żywienie, aktywność fizyczną, a przede wszystkim o czas na odpoczynek.
Jak poprawić produktywność?
Jeśli masz wrażenie, że kiepsko u Ciebie z produktywnością, nie przyjmuj tego za swoją cechę charakteru. Na każdego bowiem jest jakiś sposób, a nikt z nas nie jest taki sam, dlatego warto znaleźć u siebie przyczynę takiego stanu rzeczy i rozwiązanie, które zadziała właśnie na Ciebie.
Co możesz zrobić, aby poprawić swoją produktywność?
- Ustalaj priorytety
Warto zaplanować sobie pracę. Rozbij swój cel na zadania i zastanów się, czy któreś z tych zadań można podzielić na mniejsze. Dzięki temu będziesz wiedział, ile czynności musisz wykonać i będziesz śledzić proces na bieżąco. Poza tym możesz dzięki temu pozbyć się wrażenia, że nic nie zrobiłeś. Nawet najmniejsza część zadania będzie już pewnym krokiem, co być może zmotywuje Cię do kontynuacji.
Poza tym spróbuj codziennie przygotowywać sobie harmonogram dnia i uporządkować go tak, aby najwyżej znalazły się najważniejsze, niezbędne czynności, a na końcu te, które w razie czego możesz przerzucić na kolejny dzień. W ten sposób zadziałasz też psychologicznie – najbardziej palące kwestie załatwisz od razu i będziesz mieć je z głowy.
- Pozbądź się rozpraszaczy
Pomyśl o tym, co zwykle przeszkadza Ci w pracy i odciąga Cię od obowiązków. Cóż, najpewniej będzie to telefon czy telewizor. Jeśli więc masz wykonać zadanie, wycisz telefon, wyłącz internet (aby nie kusiło Cię sprawdzanie powiadomień) i ustaw limity czasowe na daną czynność online – w ten sposób będziesz kontrolował, ile czasu rzeczywiście spędzasz na bezcelowym przeglądaniu telefonu. Możesz też pobrać aplikacje, które ułatwiają skupianie i np. nie pozwalają na używanie telefonu w wyznaczonym czasie.
Oprócz tego, jeśli robisz coś ważnego na komputerze, pozamykaj niepotrzebne zakładki. Wyłącz serial, który miał lecieć w tle i wcale Cię nie angażować, a w rzeczywistości ciągle wymusza na Ciebie wsłuchiwanie się w to, co się dzieje.
Jeżeli denerwują Cię dźwięki, kup stopery do uszu. Również środowisko, w jakim pracujesz, ma spore znaczenie. Nie działaj w bałaganie. Uporządkuj swoje miejsce pracy, pozbądź się niepotrzebnych rzeczy. Coś Cię nurtuje? Zapisz to sobie na później, by wyrzucić to z głowy bez wyrzutów sumienia.
- Planuj odpoczynek
Będąc zmęczonym na pewno nie poprawisz produktywności. Spowoduje to tylko, że będziesz wykonywał zadania wolniej i z mniejszym zaangażowaniem, więc często z gorszym efektem. Na każdą godzinę pracy przeznaczaj sobie minimum 5-10 minut na odpoczynek. Dbaj o sen oraz o to, aby po zakończonej pracy już do niej nie wracać, tylko skupić się na regeneracji. W ten sposób przygotujesz umysł i zwiększysz jego wydajność na kolejny dzień.
- Rozwijaj swoją produktywność
Próbuj różnych technik zwiększających produktywność. Może być to chociażby muzyka poprawiająca koncentrację. Świetnym sposobem jest również stała praca nad umysłem np. poprzez regularne rozwiązywanie krzyżówek (czy robienie innych rzeczy, które wymuszą na Tobie intensywniejsze myślenie). Poza tym z pewnością zachęci Cię kurs produktywności. W ten sposób nauczysz się, jak korzystać ze swojego potencjału i ułatwiać sobie wykonywanie zadań w ten sposób, by nie były one drogą przez mękę.
Pamiętaj, że produktywność nie jest czymś, co jest stałe przez całe życie i nie ulega zmianom. Na jej poziom wpływa wiele czynników, ale ważne jest to, że można nad nią pracować. Nie zniechęcaj się i nie mów „może po prostu jestem leniwy”. Bardziej prawdopodobne jest to, że gdzieś popełniasz błędy, które ograniczają Twoją umiejętność organizacji czasu i pracy, a w środku drzemie naprawdę duży potencjał. Regularna analiza swoich przyzwyczajeń z pewnością przybliży Cię do osiągnięcia zamierzonych celów i pomoże Ci zwiększyć produktywność.
