Naszą największą życiową walutą nie są pieniądze tylko czas. Każdy z nas ma go dokładnie tyle samo i jest to dla nas wszystkich doba składająca się 1440 minut. To jak go spożytkujemy zależy wyłącznie od nas samych. Każdy z nas ma własny sposób na zawodową i osobistą produktywność czy to zarządzając sklepem internetowym czy to innym dowolnym projektem. Drogi czytelniku chciałbym się z tobą podzielić moim pomysłem i podejściem do zarządzania sobą w czasie z którego korzystam w codziennym życiu w oparciu o moje doświadczenia i zdobytą wiedzę na temat produktywności. Liczę, że będzie to dla ciebie przydatna wiedza na drodze do stworzenia własnego systemu produktywności.

 

1. Nozbe – moje narzędzie do zarządzania zadaniami i projektami

Moim narzędziem do planowania swojej pracy, zarządzania czasem i projektami z którego korzystam jest Nozbe. Czyli aplikacja, która jest miejscem gdzie wszystko planuje, wyznaczam zadania i je realizuje. Nozbe jest to oprogramowanie oparte o metodykę Geting Things Done – Davida Alena. Zachęcam do przeczytania tej praktycznej książki i zapoznania się wizją produktywności autora. Samo oprogramowanie Nozbe można bez problemów zsynchronizować z dowolnym urządzeniem komputerem, telefonem lub tabletem dzięki czemu mamy go zawsze pod ręką. Nozbe synchronizuje się z także w czasie rzeczywistym z kalendarzem Google, Google Drive, OneDrive, Evernotem, dropboxem. Pozwala na dodawanie plików do poszczególnych zadań, możliwości i opcji ma naprawdę dużo, jedną z nich jest także delegowanie zadań pomiędzy użytkownikami poszczególnych projektów.

Na początku oprogramowanie to może przerażać, nie przejmujcie się też tak miałem zaczynając korzystanie z niego 😉 W praktyce jest naprawdę proste i intuicyjne, gdy już przebrniemy pierwszy etap oswajania się z nim. Nozbe jest to moje centrum planowania i realizacji zadań jeśli chodzi o zarządzanie projektami, planowanie codziennych zadań w pracy zawodowej i osobistej. Aplikacja pozwala na definiowanie w stałych odstępach czasowych zadań np. przypomnienie o płatności rachunków za mieszkanie lub raty za mieszkanie.

Nozbe składa się kilku kluczowych elementów takich jak:

  1. Priorytety
  2. Skrzynka spraw
  3. Projekty
  4. Kategorie
  5. Kalendarz

Nozbe – aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami

 


„Bezplanowe działanie to podstawa wszystkich porażek”

Peter Drucker

2. Jak planuję swój dzień, aby być produktywnym?

Mój dzień pracy zaczynam już dzień wcześniej wieczorem w trakcie “rytuału zakończenia dnia” gdzie określam zadania, które mam do zrealizowania następnego dnia. Zawsze zaczynam najpierw od wyznaczenia MIT (Most Important Task) są to trzy priorytetowe i kluczowe zadania, które danego dnia muszę zrealizować i od których zaczynam dzień pracy. Oprócz tego określam także 3-4 dodatkowe zadania, które planuję zrealizować danego dnia, ale z założenia przyjmuje, że jeśli ich w całości nie zrealizuje to nic się nie stanie. Każdy dzień jest inny, czasami wybuchają nieprzewidziane pożary, więc zdarzają się dni w których nawet zadań z listy “Wielka Trójka” jak ją nazywam w Nozbe nie udaje się zrealizować. Nie jestem perfekcjonistą i daleko mi do tego, wiem, że nikt z nas nie jest idealny, aby realizować zawsze i wszędzie wszystkie zadania, które sobie zaplanujemy.


Najlepszym sposobem przewidywania przyszłości jest jej tworzenie.

Peter Drucker

Kluczem i sercem mojej produktywności są kategorie w Nozbe. 

Dzielę je na własny użytek ze względu na czas, lokalizację, narzędzia i osoby.

Przykładowe kategorie związane z określonym czasem realizacji zadania:

  • Na jutro – tu są wszystkie zadania, które definiuje podczas “rytuału zakończenia dnia” gdzie planuję następny dzień definiując wybrane zadania
  • Dzisiaj – tutaj oczywiście są przypisane wszystkie zadania, które są zaplanowane na aktualny dzień
  • Aktualny tydzień – dla tej kategorii umieszczam wszystkie zadania, które są zaplanowane na bieżący tydzień
  • Następny tydzień – analogicznie jak powyżej, ale planowanie dla następnego tygodnia
  • Aktualny miesiąc – tutaj wrzucam wszystkie zadania, których nie da się jeszcze sprecyzować dokładnie kiedy, ale będą zrealizowane w aktualnym miesiącu
  • Następny miesiąc – dla tej etykiety planuję wszystko to co zostało zaplanowane na przyszły miesiąc.
  • Kiedyś/ być może –  tutaj umieszczam zadania, które nie są zaplanowane w czasie, jako potencjalne do realizacji na przyszłość

Kategorie dzielę ze względu na lokalizację, narzędzia lub osoby potrzebnej do realizacji zadania:

  • Praca
  • Dom
  • Telefon
  • Mail
  • Komputer
  • Spotkanie
  • Wyjazdy
  • W podróży
  • Marta

 

nozbe

Nozbe – aplikacja do zarządzania zadaniami i projektami

 

3. Przeglądy tygodnia

Przegląd tygodnia to jeden z kluczowych elementów mojego systemu produktywności. Na koniec tygodnia robię przegląd czyli podsumowanie i aktualizację wszystkich zadań z mijającego tygodnia. Aktualizuje tutaj zadania, które np. z jakichś powodów nie zostały zrobione i zastanawiam się co z nimi zrobić. Bez względu na to, jak dokładnie prowadzisz swoje projekty i jak często zerujesz Skrzynkę spraw, zawsze może ci coś umknąć. Może okazać się, że masz kilka projektów, które od dłuższego czasu stoją w miejscu bez wyznaczonych kolejnych zadań do wykonania lub masz pomysły, które siedzą w głowie, a które warto włączyć do twojego systemu zadań. I o to właśnie chodzi w przeglądach!


Nie mam na to czasu, żeby tracić czas.

Tadeusz Kotarbiński

Przeglądy tygodnia to w skrócie spotkania z samym sobą podczas, których porządkujesz swoje zadania i projekty z elementów zbędnych lub przeterminowanych. Jest to czas na poszukiwanie nowych pomysłów, optymalizacji rozwiązań i form współpracy. Potrzebujesz czasu na zrewidowanie niektórych aspektów swojej pracy, wprowadzenie usprawnień oraz kreatywne spojrzenie na swoje codzienne obowiązki. Temu właśnie ma służyć przegląd tygodnia.

 

4. Poranne rytuały

Od kilku miesięcy stosuję metodę wczesnego wstawania, którą nazywam porannym rytuałem. Budzę się o godzinie 5:30 rano. Przy dwóch małych córeczkach zrobienie czegokolwiek w ciągu dnia będąc w domu graniczy z cudem. Między innymi właśnie dzięki temu mam czas na prowadzenia bloga. Ten czas przeznaczam wyłącznie dla siebie i własne projekty i hobby. Polecam wam książkę Miracle Morning Hala Elroda gdzie po raz pierwszy o tym sposobie usłyszałem.

Poranny rytuał poświęcam na dwa kluczowe elementy czyli własny rozwój – czytanie i kursy, a także coś dla ciała i ducha – bieganie i medytacja. Wiem brzmi to górnolotnie sformułowanie medytacja, ale nie planuję zostać mnichem tybetańskim, bardziej chodzi o bycie tu i teraz i chociaż przez chwilę w ciągu dnia nie myśleć o przeszłości i przyszłości tylko o teraźniejszości. Odkąd wprowadziłem medytację jestem zdecydowanie spokojniejszy w życiu codziennym.

Jako początkujący medytujący korzystam z programu na komórkę o nazwie Intu, który krok po kroku prowadzi mnie przez poszczególne etapy medytacji. Same ćwiczenia zajmują maksymalnie 15-20 minut dziennie.

 

5. Czas w pracy

Jak już pisałem mój dzień pracy zaczyna się już dobę wcześniej od wyznaczenia zadań na następny dzień. Staram sie pracować, bo oczywiście nie zawsze to wychodzi w zdefiniowanych blokach czasowych i do tego używam aplikacji na telefon lub komputer typu Pomodoro. Narzędzie to pozwala mi określić czas np. 45 min na pracę nad jednym zadaniem. Po tych 45 minutach robię sobie 5 minut przerwy. Po trzech takich blokach robię delikatnie dłuższą przerwę 10-15 min, aby odświeżyć umysł i trochę się zrelaksować, aby z czystą głową skupić się na kolejnym zadaniu. Bardzo istotnym elementem metodyki GTD (Getting Things Done) jest wykonywanie od razu zadań, które zajmują nam maksymalnie dwie minuty (mogą to być zadania zapisanie lub takie, które pojawiają się na bieżąco). Pozwala nam to wyczyścić głowę z drobnych zadań, które nam zalegają. Oczywiście jest mnóstwo sytuacji w ciągu dnia w których są różne kompletnie nieprzewidziane sytuacje i staram się do nich dostosowywać. Elastyczność w pracy to chyba moje drugie imię 🙂

Dla wielu może się to wszystko wydawać bardzo usystematyzowane i zaplanowane, ale nie jestem z pewnością komputer, który perfekcyjnie realizuje każde zadanie, do tego  jest mi jeszcze naprawdę daleko. Sam mocno nad tym jednak pracuję, aby osiągnąć względny poziom produktywności.

 

6. Czas dla dzieci i rodziny

Po pracy przełączam się tryb domowy, choć nie zawsze się to udaje, gdyż głowa czasami jest zaprzątnięta projektami i bieżącymi sprawami w pracy.  Trudno się więc czasami całkowicie wyłączyć i wejść w tryb domowy. Po powrocie z pracy jest czas wyłącznie poświęcony rodzinie czyli spędzam aktywnie czas z moimi córeczkami. Przez aktywnie mam na myśli dosłownie i w przenośni, że jestem tu i teraz skupiając się na tym czasie bez myślenia o wszystkim innym. Z pewnością zdarza wam się, że wracacie do domu do dzieci, dziewczyny, małżonki rozmawiacie z nimi, ale jesteście przez ten cały czas nieobecni. Sam tak nadal mam, ale robię wszystko, aby się skupić wyłącznie na czasie z rodziną.

7. Rytuał zakończenia dnia

Jest to czas w którym najpierw analizuje to co udało się zrobić danego dnia, następnie definiuje zadania na kolejny dzień według schematu o którym pisałem już wcześniej. Element ten zawiera przegląd mojej listy i określenie zadania w oparciu o trzy etykiety, które stworzyłem “jutro”, “aktualnytydzien” i najistotniejszy z nich “wielkatrojka”

8. Podsumowanie

Czytając ten wpis można by pomyśleć, że wszystko mam zaplanowane prawie co do minuty i tak też poszczególne zadania zawsze są przeze mnie realizowane i nie ma tutaj miejsca na spontaniczność. Wierzcie mi są sytuacje, gdy po prostu odpuszczam, bo do perfekcji w tej materii jeszcze mi jest naprawdę daleko. Raz to wychodzi bardzo dobrze, raz zdecydowanie gorzej. Potrafię zaplanować pobudkę wcześnie rano, a tutaj odpala mi się leń i nic z tego nie wychodzi i smacznie śpię dalej wyłączając alarm. Daleko mi więc do ideału. Ci którzy mnie znają wiedzą, że jestem typem ekstrawertyka, który musi nałożyć na siebie ramy, aby za bardzo nie odlecieć 😉 Właśnie dzisiaj moja 3 letnia córeczka powiedziała mi, że tata jest szalony 😀 Spontaniczność to moje drugie oblicze, dlatego też korzystam z planowania, które pozwala mi ujarzmić to moje drugie JA.

Podsumowując nie jestem perfekcjonistą co można by wnioskować z tego wpisu, ale staram się pilnować tego systemu, bo dzięki planowaniu jestem znacznie bardziej efektywny i szybciej osiągam zamierzone cele 🙂

Dlatego polecam ci spróbować i stworzyć własny system zarządzania czasem i planowania zadań. Zacznij od czegoś drobnego np. jednego kluczowego zadania zaplanowanego na dany dzień i spróbuj zobaczyć czy udaje ci się te cele realizować.


Polecane narzędzia do planowania i zarządzania czasem:

  1. Nozbe aplikacja do zarządzania projektami i zadaniami czyli mój główny system produktywności. Kliknij TUTAJ, aby przejść do aplikacji.
  2. OneNote – produkt od Microsoftu należący do pakietu office 365, główny konkurent to Evernote. Bardzo sobie chwalę ten program w którym spisuje i przechowuję wszystkie notatki dotyczące życia zawodowego i prywatnego.
  3. RescueTime przydatna aplikacja do monitorowania jak spędzamy czas korzystając z komputera, internetu, telefonu. Łatwo można zobaczyć na co marnujemy najwięcej czasu, aplikacja pozwala przypisać poszczególne aktywności jako produktywne, strata czasu itp.
  4. Technika Pomodorojest to jedna z najprostszych metod zarządzania czasem. Na desktopie używam aplikacji tomato-timer.com, na telefonie korzystam z aplikacji na Androida o nazwie “mechniczny pomidor

Polecane książki o zarządzaniu czasem , planowaniu i wyznaczania priorytetów:

  1. “Getting Things Done” – David Alen – książka, która pokazuje jak krok po kroku budować system produktywności  w oparciu o metodologię GTD. Bardzo praktyczna pozycja choć dla wielu może się wydawać nudna w odbiorze.
  2. “Jedna Rzecz”Gary Keller – bardzo dobra pozycja jedna z moich ulubionych na temat produktywności obok Esencjalisty i Miracle Morning. Autorzy wyjaśniają w jaki sposób koncepcja jednej rzeczy może całkowicie zmienić podejście do każdej dziedziny naszego życia, wpłynąć na dokonywane wybory i osiągane rezultaty.
  3. “Esencjalista”Greg McKeown – książka podobna w swojej wymowie do “Jednej rzeczy”, która mówi o tym jak wybierać najważniejsze rzeczy czyli skupiać się na kluczowych zadaniach, które popchną nas do przodu, a nie zapychaczach z których nie wiele wynika.
  4. “Miracle Morning” – Hal Elrod – dzięki tej książce przestawiłem swój system na poranne wstawanie, aby mieć dodatkowy czas tylko dla siebie w ciągu doby na rozwój i aktywności fizyczne.
  5. “Siedem nawyków skutecznego działania” – Stephen Covey

 

 

Link do Nozbe zawiera link partnerski, jeśli zarejestrujecie się przez niego otrzymam niewielką prowizję od Nozbe za rejestrację. Środki te pozwolą mi na dalszy rozwój bloga, kolejnych pomysłów i coraz ciekawsze artykuły 🙂

5/5 (14)

Oceń wpis