Gdy już wiesz, że chcesz uruchomić własny biznes internetowy i jesteś zdecydowany/zdecydowana na wdrożenie sklepu internetowego dla siebie lub twojej firmy, kolejnym ważnym krokiem będzie wybór agencji, która wdroży i uruchomi twój e-sklep. Jest to kluczowy etap, który przeważnie decyduje o tym czy twoja platforma e-commerce będzie miała szansę odnieść sukces, czy szanse zostaną już na starcie pogrzebane lub mocno ograniczone. Jest bardzo wiele agencji “e-commerce software house”, które bym nie polecił nikomu, natomiast agencji godnych i wartych uwagi jest naprawdę garstka. Oczywiście wszystko zależy od twojego budżetu, strategi i planów jakie masz ty lub twoja firma? To determinuje segment agencji z którymi będziesz rozmawiał/a o współpracy.

Element związany z wyborem agencji jest bardzo często lekceważony nawet przez duże firmy. Na początek w tym wpisie podzielę się z tobą moimi zasadami dotyczącymi poszczególnych kroków w fazie wstępnej rozmów z agencjami typu e-commerce software house.

“ZASADY EKOMERSIAKA” – JAK WYBRAĆ AGENCJĘ DO WDROŻENIA SKLEPU INTERNETOWEGO?

1. Podchodząc do rozmów zawsze wybierz minimum 3-4 firmy z którymi się osobiście spotkasz, gdzie przedstawisz swoje oczekiwania i założenia dotyczące twojego projektu e-commerce. Rozmawiając z agencją zwróć uwagę czy osoby z którymi rozmawiasz są merytoryczne czy bardziej sprzedażowe. To bardzo ważny element! Znam kilka przykładów, gdzie sprzedażowo firma jest genialna, ale to wogóle nie idzie w parze z merytoryką związaną później z prowadzeniem projektu e-commerce, które skutkują wieloma problemami w trakcie wdrożenia lub dalszej obsługi.

2. Stwórz specyfikację techniczno – funkcjonalną twojego projektu i poproś o wycenę. Specyfikacja powinna być bardzo szczegółowo rozpisana. Taki dokument to najczęściej około kilkadziesiąt stron.

3. Na podstawie tej specyfikacji agencja e-commerce przygotuje dla was szczegółową wycenę projektu wraz z kosztami (w wycenie powinny być zawarte wszystkie możliwe koszty takie jak np. rodzaj oprogramowania (Magento, Prestashop, Hybris lub inny system), wszystkie funkcjonalności sklepowe, wszystkie niezbędne integracje z systemami takimi jak EPR, WMS, kurierzy, procesory płatności, wdrażenie strategii omnichannel i wiele wiele innych pozycji jakie mogą się tam znaleźć…

4. Do wyboru masz dwa modele rozliczeniowe współpracy z agencją wdrożeniową e-commerce:

  1. Fixed price (stała cena) – model ten z góry określa cenę jaką musimy zapłacić za wdrożenie całego projektu. Koszt projektu jest ustalany na podstawie specyfikacji techniczno-funkcjonalnej, wymagań biznesowych klienta i harmonogramu. Przy dużych wymagających projektach model Fixed Price posiada jednak sporo minusów. Wyceniając duży projekt agencje uwzględniają zapas, który pozwala im zmniejszyć ryzyko biznesowe. Cena jest wtedy z automatu podwyższona na wypadek utrudnień lub komplikacji w trakcie przygotowań i wdrożenia. W celu oszacowania kosztu złożonego projektu, przed jego rozpoczęciem zazwyczaj sporządzana jest szczegółowa specyfikacja określająca wymagania projektu. Z tego względu, jakakolwiek zmiana w trakcie projektu wiąże się dla nas z dodatkowym kosztem.
  2. Time & Material (czas i materiały) – w tym modelu klient płaci wyłącznie za faktycznie wykonaną pracę. Projekt jest na bieżąco prezentowany klientowi, co pozwala weryfikować postępy agencji i podejmować szybkie decyzje dotyczące rozwoju. Dzięki temu potencjalne zmiany w trakcie projektu nie są tak kosztowne jak w przypadku opcji Fixed Price. Z powodu braku  spisywania specyfikacji wynika jeszcze jedna zaleta – projekt można rozpocząć szybciej. Gdy nie mamy doskonale przygotowanych założeń i specyfikacji wybór opcji Time and Material będzie dla ciebie korzystniejszy. To nie wątpliwe duża przewaga nad Fixed Price, w którym wykonawca z reguły dolicza zapas ze względu na ryzyko projektowe. Przy tym wariancie bardzo ważne jest posiadać osobę z mocnymi kompetencjami, która będzie potrafiła oszacować i zweryfikować efekty pracy agencji na każdym etapie.

 

Wpis ten został podzielony na trzy obszary wdrożenia projektu e-commerce:


I. Zweryfikuje kompetencje i zasoby agencji e-commerce

Zespół i ludzie tworzący z tobą wspólny projekt to klucz do jego powodzenia! Przed ostateczną decyzją wyboru agencji poproś o spotkanie z zespołem, który będzie dedykowany do współpracy z wami, aby sprawdzić czy są to osoby, które spełniają wasze oczekiwania. Czy sami pasjonują się tym co robią? Dla mnie jest to niezwykle ważny element. Poproś także CV i portfolio prezentujące doświadczenie poszczególnych osób, które będą uczestniczyć w projekcie.

  1. Project Mangerowie – bardzo istotne osoby we współpracy z klientem czyli z tobą, które odpowiadają za prowadzenie projektu od strony agencji i bezpośredni kontakt z tobą. Słaby PM może zrujnować waszą pracę i znacznie opóźnić projekt, a przy tym zawalić całe wdrożenie. Ktoś kto nie panuje nad projektem, harmonogramami, nie pilnuje realizacji poszczególnych zadań wyznaczony przez klienta nie dowiezie projektu do końca w wyznaczonym czasie i terminie. Niezwykle ważna jest też tutaj pasja, energia i zaangażowanie samego PM.
  2. Programiści – klucz do rozwoju twojego projektu. Doświadczenie i dokładność w pracy są tutaj kluczowe. Znalezienie naprawdę dobrych programistów to szukanie igły w stogu siana według mnie, ale możliwe 🙂 Wielokrotnie przerabiałem sytuację w których programista poprawiając jeden element całkowicie rozwalał inny ważny obszar biznesowy. Sprawdźcie ich kompetencje bardzo dokładnie.
  3. Testerzy – osoby, które bardzo często są niedoceniane i ich rola potrafi być bagatelizowana w projektach. Dla mnie klucz do tego, aby mniej się stresować i być spokojniejszym o wdrożenie prawidłowo działającego projektu e-commerce. To oni wyłapują bugi (błędy) na poziomie frontendu czyli tego co widzi klient.
  4. Graficy – ważne, aby to byli doświadczenie UX Designer – to jak będzie wyglądał ostatecznie front twojego sklepu zależy od nich. Nawet najlepszy ekspert e-commerce ze słabymi grafikami będzie miały duży problem, aby coś wyciągnąć z projektu. A jak ważna jest użyteczność sklepu czyli łatwość, prostota w nawigowaniu i poruszaniu się po sklepie wie każdy kto kupował w sklepach internetowych 😉
  5. Architekci biznesowi – odgrywają bardzo istotną rolę w procesie planowania wdrożenia i integracji biznesowej. W oparciu o swoje doświadczenie pomagają nam przewidzieć zagrożenia i ryzyka, które mogą wystąpić w trakcie implementacji i poszczególnych integracji.

II. Umowa wdrożeniowa

Jest to umowa szczegółowo opisująca każdy detal projektu, jego koszty, funkcjonalności, integracje i harmonogramy.

Pamiętaj, aby zabezpieczyć swoje interesy w zakresie terminów oddania projektu i zapisania kar umownych za ich niedotrzymanie. Określ bardzo dokładnie założenia biznesowe i umieść je w specyfikacji projektu.  Stwórz harmonogram, który będzie załącznikiem do umowy.

  1. Kary umowne za niedotrzymanie terminów – w przypadku niedotrzymania terminów wdrożenia wynikających z winy agencji, często winę ponosi sam klient, który nie dostarcza danych i niezbędnych materiałów potrzebnych do dalszych prac wdrożeniowych.
  2. Specyfikacja techniczna – zawrzeć w niej wszystkie elementy dotyczące rodzaju integracji, funkcjonalności frontendowych i backendowych – bardzo dokładnie je opisać jak mają działać od strony biznesowej i procesu działania
  3. Wycena – osobny załącznik stanowiący kosztorys projektu z wymienionymi wszystkimi integracjami, funkcjonalnościami itp. Każdy moduł i każdy element powinien być uwzględnione w tej wycenie
  4. Harmonogram projektu – do umowy wdrożeniowej powinien być obligatoryjnie zawarty załącznik w postaci osobnego harmonogram prezentujący ostateczny termin wdrożenia wraz ze wszystkimi etapami pośrednimi rozpisany szczegółowo co i kiedy będzie realizowane. Gdzie za ich niedotrzymanie będę obowiązywały kary umowne.

 

III. Umowa utrzymaniowa

Jest to rodzaj umowy, która zaczyna obowiązywać już po wdrożeniu sklepu internetowego czyli od momentu jej faktycznego uruchomienia (startu).

Pamiętaj, aby zabezpieczyć swoje interesy umową przede wszystkim na złe czasy czyli sytuacje w których coś nie pójdzie tak jak planowałeś czyli np. sklep nie będzie działał tak jak powinien – brak stabilności, brak odpowiedniej szybkości działania, błędy w działaniu, problemy z serwerem wpływające na dostępność działania platformy i jeszcze wiele innych zagadnień mogłoby się tutaj znaleźć…

  1. SLA (Service Level Agreement ) – termin ten oznacza poziom dostępności i poprawności działania Platformy E-commerce. Bardzo ważne, aby wasze SLA było na jak najwyższym poziomie – rekomenduje co najmniej 99,9% dla SLA, choć może być trudno takie agencje znaleźć na rynku, które to zaakceptują. Najczęściej agencje chcą, aby w umowach były niższe wartości. Często w umowach są proponowane wartości na poziomie np. 95% co skutkuje tym, że czas niedostępności w ciągu miesiąca może wynieść nawet 36 godzin (2160 minut). A przy obrotach sklepu na poziomie 1 mln zł mówimy wtedy o dużych stratach dla ciebie lub twojej firmy.
  2. Szybkie czasy reakcji, obejścia, naprawy – wyjaśnię o co w tych pojęciach w skrócie chodzi. Bardzo ważne, aby tutaj mocno negocjować stawki. Czasy reakcji, obejścia i naprawy dzielą się na rodzaje ważności błędów: błędy krytyczne, średnio istotne i mało istotne.
    1. Czas reakcji – moment podjęcia działania administracyjno-programistycznego zmierzającego do przywrócenia działania docelowej funkcjonalności. Często czas ten jest bardzo niski, ale trzeba pamiętać, że sama reakcji nie powoduje w żaden sposób usunięcia usterki, oznacza to jedynie, że agencja podjęła działanie mające na celu rozwiązać problem. Czas reakcji jest kluczowy zwłaszcza w przypadku błędów dużego kalibru, które bezpośrednio wpływają na ponoszone przez nas straty finansowe, gdy np. nasz sklep internetowy nie działa.
    2. Czas obejścia – to w skrócie przywrócenie działania docelowej funkcjonalności od momentu reakcji. poprzez użycie dostępnych w danym momencie rozwiązań administracyjno-programistycznych. czyli sprawienia, że systemu znowu działa w głównym zakresie. Przykładowo jeśli okaże się, że błąd z którym mamy do czynienia dotyczy kodu bazowego platformy i jego diagnoza może zając nawet kilkanaście godzin – obejście będzie kluczowe.
    3. Czas naprawy – jest to czas w którym agencja całkowicie rozwiąże błąd, który wystąpił wpływając na ograniczenie funkcjonalności działania platformy.
  3. Kary za przekroczenie SLA – przekroczenie SLA w stosunku do ustalonej wartości czyli np. 99,9%, które jest spowodowanie takimi problemami jak niedostępność strony sklepu przez określony czas lub błąd krytyczny uniemożliwiający zrealizowanie zakupów przez klientów. Jeśli wartość ta przekroczyła ustalony poziom, agencja będzie ponosić z tego tytułu kary i wypłacać ci rekompensatę za obniżenie poziomu SLA o np. 0,1% gdzie kara za to wyniesie np. tysiąc złotych. Dostępność platformy powinna być stale monitorowana przez odpowiednie do tego celu narzędzia np. Uptime Robot.
  4. Kopie bezpieczeństwa – zdecydowanie warto aby kopie bezpieczeństwa były tworzone minimum raz dziennie. Jeśli chcemy zminimalizować straty należy zawrzeć zapisy w umowie dotyczące dwóch parametrów w zakresie kopii bezpieczeństwa:
    1. Recovery Point Objective (RPO) – to parametr dopuszczalnej utraty danych w momencie przywracania (w uproszczeniu: jak często kopia ma być wykonywana)
    2. Recovery Time Objective (RTO) – dopuszczalny czas, w którym system ma zostać przywrócony (ile może trwać odtwarzanie)

IV. Podsumowanie

Czynników technicznych i prawnych wpływających na sukces wdrożenia sklepu internetowego jest jak widać wiele. Kluczowe to dobrze wybrać agencję, zobaczyć czy zespół poza doświadczeniem i kompetencjami, który ma z wami współpracować to także pasjonaci i ludzie zaangażowani w to co robią (mega ważne!), bo to oni będą wdrażać twój projekt. W ten sposób właśnie zrezygnowałem dwa lata temu z topowej agencji od wdrożeń e-commerce w Polsce. Miałem wrażenie, że osoby tam pracujące robią to za karę, a ja uwielbiam swoją pracę i z takimi entuzjastycznymi ludźmi, którzy lubią to co robią wolę zdecydowanie współpracować 😉

Następnie dokładnie i precyzyjnie skonstruuj wszystkie umowy dbając o własny interes i bądź odpowiednio przygotowany na złe czasy w przypadku problemów ze sklepem, brakiem terminowości we wdrożeniu, niestabilności sklepu i wiele innych przygód, które po prostu występują.

Powodzenia w aktualnych i przyszłych wdrożeniach twojego sklepu internetowego! 🙂

5/5 (10)

Oceń wpis